Su empresa debe estar inscrita en el Seguro Social (Art. 61-64 RLSS), INCE y aportes (Art.10 Ley INCE), LPH, Fondo de Ahorro Obligatorio para la vivienda (Art.172 y 173).
Debe enviar a contabilidad dichos desembolsos.
La nómina debe contener nombres y apellidos, cargo, cédula, retenciones de LPH, INCE, y SSO y firma del trabajador.
El departamento administrativo debe tener una carpeta por cada trabajador, con hoja de vida, copia de cedula, recibos de pago de nomina y utilidades (art.174, 175 LOT), adelantos de prestaciones, vacaciones, bonos nocturnos (Art.156 LOT), etc.
Si los trabajadores autorizan mantener un apartado de prestaciones sociales, debe elaborarse una carta firmada por cada trabajador de autorizar a la empresa el apartado de prestaciones sociales (5 días) y los intereses sobre prestaciones sociales, de ser así, se debe llevar a contabilidad el cuadro para ser tomado en cuenta (art.108 LOT y 97 RLOT).
La empresa debe contener un programa de prevención de accidentes, de acuerdo a la naturaleza de la misma.
En la carpeta de cada trabajador debe contener una notificación de riesgos firmada por el, señalando los riesgos que incurre la empresa: físicos, biológicos, químicos, etc.
La empresa debe contener un registro de suministro de hojas y equipos de protección personal (Art.793)
La empresa debe poseer un horario de trabajo firmado por la inspectoría de trabajo, ventilación, avisos de salida de emergencia y agua potable.
Los Avisos, bordados en gorras y uniformes tienen que llevar el RIF de la empresa.
Fotocopia del RIF y la última declaración de ISLR debe estar en un sitio a la vista de todos.
Deben mantenerse en las instalaciones de la empresa el Libro de Ventas, Libro de Compras, Libro de Inventario según Art. 177, Libro Diario, Planillas de pago de IVA, Planillas de pagos de ISLR,